今回は組織におけるルールについて考えてみたいと思います。
ルールが厳しい組織と聞くと、すごく堅苦しくてブラックな組織に感がじるかもしれません。
また、ルールが緩く自由が多い組織と聞くと、ホワイトで働きやすそうなイメージを持つかもしれません。
そんなルールと組織について考えてみます
なぜルールが存在するのか？
「ルールなんていらない」と言う方もいますが、もしルールがない会社だとしたらどうなるでしょうか？
・出社時間が退社時間の決まりがない
・休日の規定がない
・仕事内容も自分で決める
・休憩時間も好きな時にいくらでも取れる など
このような組織が成り立つでしょうか？
生産性が上がるでしょうか？
社会のルールもそうです。
交通ルールを守る、学校の規則を守る、チーム内での決めごとを守るなど
組織が一体になるにはルールが必要です。
そして、人はルールがあるからこそ自由に生活が出来て働くことができるものです。
組織におけるルール作り
組織におけるルール作りには、「行動のルール」と「姿勢のルール」があるとされています。
行動のルールとは、仕事内容におけるルールと考えます。
・1日に１０件の営業をまわりをする
・毎月末までにこの仕事を終わらせる
・１日これだけは最低売り上げる など
この「行動のルール」は守れる場合と守れない場合があります。
そのため、その達成度によって部下は評価されていきます。
もう一つの姿勢のルールは、やろうと思えば誰でも守ることができるような自身のモラルが問われるルールです。
・挨拶をする
・会議に遅刻をしない
・報告をする など
これは、やろうと思えば誰でもできるルールのため、守らない人間は意図的にに守っていないまたは、守る気がないということになります。
組織の一体感を作るには姿勢のルールの整備が必要
行動のルールは自身の評価に直結してきますが、姿勢のルールは個人のモラルに直結するため、守れていない場合は組織の一体感を低下させる原因になります。
挨拶をしない人、毎回会議に遅刻してくる人、業務の進捗や現状の報告をしない人、そのような人がいると守っている人と守れない人の間で溝が出来てしまいます。
私の組織では、まず個人とのミーティングを行います。
そこで出た組織の問題点の中から姿勢のルールを作り、徹底していくように指導していきます。
簡単なルールの例でいうと
・「おはようございます」「お疲れ様です」の挨拶をする
・室内や廊下にゴミが落ちていたら拾う
・トイレを使用した際やみんなが使用する手洗い場が濡れていたら使用者は拭く
といった誰でもすぐにできるようなルールを作っています。
それでも、守れない人は守れません。
これでは、守っている人と守れていない人で軋轢が生じるものです。
ルールを守らせる場合の注意点
ルールを守らせる場合に、注意しないといけないのは個人的な感情を加えないということです。
「年上だからこのルールは守らなくてもよい」「成績がよいからルールを守らなくてもよい」「この役職だから守らなくてよい」などです。
これでは、ルールを守らせる側が組織の軋轢を生じさせることになります。
このような例外は作らないようにしていきます。
ルールはいつでも変更可能
ルールは不備や間違いがある場合は都度変更をします。
「昔からのルールだから」「ずっとこれでやってきたから」など、そのルールで問題がなければいいですが、時代による変化に対応出来ていない場合や、ルールの過不足がある場合は都度柔軟に変更をしていくことが必要です。
そしてルールを変更する場合は、ルールを取り決める人はそのルールに不備があれば認めることが大切になります。
分かりにくいルールや、主語があいまい（気付いた人がするといった）なルールは変更していくことが必要とされます。
まとめ
リーダーは組織の人が働きやすい状況を作るために、最適なルール作りが求められます。
ルールがないことが自由ではなく、ルールがあるから自由にできるものです。
そしてルールを作る場合は、個人的な感情や例外は加えないようにすることが大切です。
「行動のルール」「姿勢のルール」に分けてルール作りをしてみて下さい。
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